La loi de modernisation de la Justice du 5 mai 2019 oblige le SPF Justice à établir une « liste électronique des membres de l’ordre judiciaire ». Il s’agit d’un outil numérique qui permet au SPF d’authentifier rapidement et efficacement la qualité d’une personne physique en tant que magistrat, référendaire, stagiaire judiciaire, greffier ou magistrat de parquet. Cet outil est indispensable pour garantir la sécurité juridique liée aux missions légales des magistrats, greffiers, secrétariats de parquet et stagiaires judiciaires et pour des raisons d’intérêt général, étant donné que les citoyens doivent savoir avec certitude qui est habilité à signer un acte authentique. Le gouvernement fédéral précise aujourd’hui dans un arrêté royal quelles sont les données qui doivent figurer sur la liste. Le SPF peut donc commencer effectivement à collecter les données.
Liste électronique
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| • | aux personnes qui ont été nommées stagiaires judiciaires. |
Le SPF est gestionnaire de la liste et intervient en tant que responsable du traitement au sens du RGPD. Il est chargé d’établir la liste et de contrôler son fonctionnement, son utilisation et sa mise à jour.
Uniquement des données à caractère professionnel
La liste contient uniquement les données à caractère professionnel qui sont nécessaires pour vérifier la qualité d’une personne physique en tant que magistrat, référendaire, stagiaire judiciaire, greffier ou magistrat de parquet et pour contrôler son identité.
La liste contient :
| • | en vue du contrôle de l’identité : les nom et prénoms de la personne, sa date de naissance et son numéro de registre national ; |
| • | en vue de la vérification de sa qualité : sa fonction et sa juridiction, la date de son entrée en fonction et son rôle linguistique. Le cas échéant, la liste mentionne également la date à laquelle sa fonction a pris fin temporairement ou définitivement et la date à laquelle la personne a réintégré sa fonction. |
Dès lors que le contenu de cette liste a été arrêté, le SPF Justice peut effectivement commencer à collecter les données. Dans son arrêté royal du 19 septembre 2023, le gouvernement fédéral dit explicitement que les données doivent être collectées dès l’entrée en vigueur dudit arrêté, ainsi que pour la période du 31 décembre 2016 au 19 septembre 2023 inclus.
Accès
Le Code judiciaire précise déjà que seuls le SPF et les personnes reprises dans la liste peuvent avoir un accès direct aux données qui figurent sur la liste. L’arrêté royal complète désormais cette disposition. Ainsi, le SPF doit habiliter nominativement les membres de son personnel à consulter, modifier ou supprimer les données. Le délégué à la protection des données désigné par le SPF peut consulter les données de la liste dans le cadre de l’exercice de ses missions.
Toutes les consultations sont journalisées. Les fichiers de journalisation contiennent les données d’identification de la personne qui consulte les données, les données d’identification de la personne qui fait l’objet de la consultation, le moment de la consultation, ainsi que sa finalité. Les fichiers de journalisation sont conservés pendant dix ans. Ce délai est suspendu en cas d’action judiciaire ou administrative jusqu’à l’épuisement des voies de recours.
Les données reprises dans la liste sont conservées pendant trente ans à compter du jour où la fonction judiciaire prend fin ou du jour où le stage judiciaire prend fin.
Entrée en vigueur : le 19 septembre 2023 (le jour de la publication au Moniteur belge).
