De wetgever heeft op 20 oktober 2023 een koninklijk besluit aangenomen over meldingen van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties. Doel hiervan? De procedure en opvolging van interne meldingen en de archiveringsmodaliteiten vastleggen. Tussen de Federale Audit en de federale overheidsinstanties, met uitzondering van de geïntegreerde politie, wordt een permanent partnerschap tot stand gebracht.
Intern meldingskanaal
Elke federale overheidsinstantie moet beschikken over een intern meldingskanaal waaraan interne meldingen over integriteitsschendingen kunnen worden gedaan.
Dit intern meldingskanaal kan:
| • | intern worden beheerd binnen de federale overheidsinstantie zelf door een daartoe aangewezen persoon of afdeling; |
| • | extern worden beheerd door een derde of door de Federale Audit aan wie de federale overheidsinstantie het beheer van het kanaal heeft toevertrouwd. |
Ter coördinatie van de werkzaamheden informeert de hoogste leidinggevende van de federale overheidsinstantie de Federale Audit, de federale ombudsman en de minister van Ambtenarenzaken schriftelijk over de uitwisseling van informatie.
Permanent partnerschap
Tussen de Federale Audit en de federale overheidsinstanties, met uitzondering van de geïntegreerde politie, wordt een permanent partnerschap tot stand gebracht.
Elke federale overheidsinstantie stelt jaarlijks een verslag op dat wordt bezorgd aan de FOD Beleid en Ondersteuning. Dit verslag wordt meegedeeld aan de Minister van Ambtenarenzaken en aan de representatieve vakorganisaties.
Dit verslag vermeldt met name het aantal ontvangen meldingen, het aantal ontvankelijk verklaarde meldingen, het aantal meldingen waarnaar een onderzoek is uitgevoerd, en het aantal vastgestelde integriteitsschendingen.
Personen die een intern meldingskanaal beheren, moeten integer, objectief, vertrouwelijk en professioneel handelen. Ze moeten de algemene beginselen van behoorlijk bestuur toepassen. Ze mogen geen andere functie uitoefenen die aanleiding kan geven tot een belangenconflict.
Ontvankelijkheid van meldingen
Iemand die een melding wil doen, kan dit schriftelijk en/of mondeling doen.
Het intern meldingskanaal bevestigt schriftelijk de ontvangst van een interne melding binnen 7 dagen na de melding. Dit is niet van toepassing als een ontvangstbevestiging de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen.
De melding bevat verschillende gegevens zoals de identiteit van de melder, de datum van de melding en de beschrijving van de integriteitsschending. De melding mag anoniem gebeuren.
Een interne melding wordt als ontvankelijk beschouwd als ze is gebaseerd op een redelijk vermoeden dat een integriteitsschending zich heeft voorgedaan of zich zeer waarschijnlijk zal voordoen binnen een federale overheidsinstantie.
Uiterlijk 15 dagen na de melding wordt aan de melder meegedeeld of zijn melding ontvankelijk is.
Opvolging van de melding
Wanneer het interne meldingskanaal intern wordt beheerd kan de voor de opvolging aangewezen persoon of dienst een derde partij of Federale Audit zijn.
Bij het uitvoeren van de opvolging worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de rechten van verdediging in acht genomen. De handelingen en beslissingen worden behoorlijk en zorgvuldig gedocumenteerd en verantwoord.
De melder ontvangt schriftelijk feedback, en dit uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging van de interne melding. Hij ontvangt die feedback om de 3 maanden.
De federale overheidsinstanties brengen de Federale Audit op de hoogte van elke ontvankelijk verklaarde interne melding.
Archivering van meldingen
Het meldingskanaal beheert de archivering van de ontvangen meldingen.
Een gearchiveerd meldingsdossier bevat met name de inhoud van de melding, de ontvangstbevestiging en de feedback.
Inwerkingtreding
De nieuwe regels treden in werking op 6 november 2023.
