La nouvelle banque de données des actes de l’état civil, la BAEC, ne sera pas accessible à tous. Seules certaines personnes, autorités et institutions disposent de droits de lecture et/ou d’écriture. Un nouvel arrêté définit les modalités d’accès, tout en exigeant certaines garanties.
Accès
Six groupes bénéficient d’un accès automatique à la BAEC : les officiers de l’état civil et les fonctionnaires habilités par ces derniers, les agents consulaires, les magistrats et leurs greffes, les fonctionnaires du SPF Justice (Service Changement de nom, Autorité centrale fédérale Adoption et Autorité centrale de l’état civil), les notaires et les parquets.
Les individus et leurs avocats sont également autorisés à accéder à la BAEC, mais il ne s’agit pas dans leur cas d’un accès généralisé, sinon d’une consultation ciblée, limitée aux actes qui les concernent.
Liste des personnes habilitées
Les autorités et institutions habilitées tiennent une liste des personnes qui sont autorisées à accéder à la BAEC. Toute personne ayant accès à la BAEC doit s’engager par écrit à respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel.
Gestion des utilisateurs et des accès
Une gestion stricte et adéquate des utilisateurs et des accès à la BAEC est cruciale. Le système informatique utilisé doit permettre d’identifier les utilisateurs, de les authentifier et de contrôler et gérer leurs caractéristiques ou qualités pertinentes, mandats et autorisations d’accès.
Garanties
Toutes les personnes, autorités et institutions qui ont automatiquement accès à la banque de données doivent prendre des mesures pour garantir que l’utilisateur individuel est effectivement habilité à exercer le droit d’accès. Ces mesures doivent également garantir la confidentialité des données obtenues. Enfin, quiconque dispose de droits d’écriture doit être en mesure de garantir l’exactitude des données introduites.
Problèmes
Lorsque la BAEC ne fonctionne pas, les personnes disposant de droits de lecture peuvent s’adresser directement à l’officier de l’état civil pour exercer ces droits sous la forme de consultation du PV qui a été dressé de l’acte et sous la forme de délivrance de copies ou d’extraits de ce PV.
En cas de dysfonctionnements de la BAEC au sein du SPF Intérieur, une défaillance du système est notifiée à la personne qui souhaitait y accéder. L’enregistrement des moments où des défaillances du système empêchent l’accès tient lieu de preuve et peut être invoqué comme preuve de force majeure.
Suppression
La BAEC conserve les actes de l’état civil jusqu’à leur transfert aux Archives du Royaume. Ils sont alors supprimés dans la banque de données.
Entrée en vigueur
Le nouvel arrêté royal du 10 mars 2019 entre en vigueur le 31 mars 2019, jour de lancement de la numérisation de l’état civil.