De nieuwe databank voor de akten van de burgerlijke stand, de DABS, zal niet voor iedereen zomaar toegankelijk zijn. Slechts een beperkt aantal personen, overheden en instellingen krijgt lees- en/of schrijfrechten. Een nieuw besluit legt vast hoe de toegang precies verloopt en eist ook enkele garanties. De toegangsvoorwaarden voor de politiediensten moeten later nog vastgelegd worden.
Toegang
Zes groepen krijgen automatisch toegang tot de DABS: ambtenaren van de burgerlijke stand en de door hen gemachtigde beambten, consulaire beambten, magistraten en griffies, ambtenaren van de FOD Justitie (Dienst Naamsverandering, Federale Centrale Autoriteit Adoptie en Centrale autoriteit Burgerlijke Stand), notarissen en parketten.
Individuen en hun advocaten krijgen ook toegang tot de DABS. Maar bij hen gaat het niet om een algemene toegang, enkel een gerichte raadpleging - beperkt tot de akten die over hen gaan - behoort tot hun mogelijkheden.
Voor alle duidelijkheid: er is ook nog een zgn. restcategorie. Het gaat om overheden (waaronder de politiediensten), personen en instellingen die via een apart KB toegangsrechten zullen krijgen. Op die categorie zullen strengere toegangsvoorwaarden van toepassing zijn. Maar zowel de concrete invulling van de restcategorie als de voorwaarden moeten nog vastgelegd worden.
Lijst met toegangsgerechtigden
De toegangsgerechtigde overheden en instellingen houden een lijst bij van al wie toegang kan krijgen tot de DABS. Wie toegang krijgt, moet schriftelijk beloven om vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens.
Gebruikers- en toegangsbeheer
Een strikt en adequaat gebruikers- en toegangsbeheer is cruciaal voor de toegang tot de DABS. Het gebruikte informaticasysteem moet mogelijk maken om gebruikers te identificeren en authentificeren én hun relevante hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en beheren.
Waarborgen
Alle personen, overheden en instellingen die automatisch toegang hebben tot de databank, moeten maatregelen nemen die garanderen dat de individuele gebruiker ook effectief bevoegd is om het toegangsrecht uit te oefenen. Ze waarborgen ook de vertrouwelijkheid van de verkregen gegevens. En als iemand schrijfrechten heeft, moeten er garanties zijn dat de ingevoerde gegevens juist zijn.
Problemen
Wanneer de DABS niet werkt, kan iemand met leesrechten rechtstreeks bij de ambtenaar van de burgerlijke stand inzage in en een afschrift van het pv krijgen dat van de akte werd opgemaakt.
Wanneer er bij de FOD Binnenlandse Zaken problemen zijn met de databank, krijgt men melding van een systeemfout. De registratie van de tijdstippen waarop systeemfouten de toegang verhinderen, geldt als bewijs daarvan en kan ook ingeroepen worden als bewijs van overmacht.
Wissen
De DABS bewaart de akten van de burgerlijke stand tot ze overgedragen worden aan het Rijksarchief. Op dat moment worden ze gewist in de databank.
Inwerkingtreding
Het nieuwe KB van 10 maart 2019 treedt in werking op 31 maart 2019, dag waarop de digitalisering van de burgerlijke stand van start gaat.
