Op 31 maart 2019 gaat de digitalisering van de burgerlijke stand van start. Gemeenten maken vanaf dan alle akten van de burgerlijke stand elektronisch op en leggen ze neer in de centrale databank voor akten van de burgerlijke stand, de DBAS. Die modernisering heeft ook gevolgen voor de afschriften en de uittreksels van de akten van de burgerlijke stand. Ook die worden gedigitaliseerd. De modellen ervan zijn nu vastgelegd.
De uittreksels vermelden de actuele gegevens van de akte, zonder de historiek van de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft. Er zijn negen verschillende modellen van uittreksels: van de geboorteakte, van de huwelijksakte, van de overlijdensakte, van de akte van erkenning of prenatale erkenning, van de akte van een levenloos kind, van de adoptieakte, van de akte van afwezigheid en van de akte van Belgische nationaliteit.
De digitale afschriften zien er anders uit. Zij vermelden de oorspronkelijke gegevens van de akte. En worden aangevuld met de historiek van de staat van de betrokken persoon en eventueel de basis van de opmaak van de akte (bijvoorbeeld een pv, een vonnis of een koninklijk besluit). Voor alle akten waarvoor er modellen van digitale uittreksels zijn, zijn er ook modellen voor digitale afschriften. Daarbovenop zijn er ook digitale afschriften voor de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht, voor de akte van naamsverandering of voornaamsverandering, voor de akte van verklaring van naamkeuze, voor de akte van echtscheiding en voor de akte van nietigverklaring.
De nieuwe modelafschriften moeten enkel gebruikt worden voor de vanaf 31 maart 2019 – dus elektronisch – opgemaakte akten. Voor eerder opgemaakte akten is het afschrift beperkt tot een afdruk van de papieren akte, inclusief de tot 30 maart 2019 gemaakte randmeldingen. Het beeld van de oorspronkelijke akte wordt vanaf 31 maart 2019 wel eventueel aangevuld met de digitale historiek van de staat van de persoon.
Tot slot zijn er nu ook modeldocumenten voor een huwelijksaangifte en voor de aangifte van erkenning en van prenatale erkenning.
De nieuwe modellen gelden vanaf 31 maart 2019.
Bronnen:
-Koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand, BS 15 februari 2019
-Koninklijk besluit van 30 januari 2019 tot vaststelling van het model van aangifte van huwelijk en het model van aangifte van erkenning, de wijze van verzending van documenten en de wijze waarop meldingen gebeuren, BS 15 februari 2019